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Organização de Arquivo Físico

Gestão Arquivística de Documentos

A Organização de Arquivos (Acervo) é parte integrante de Gestão Arquivística de Documentos e Informações e abrange o armazenamento adequado, higienização do ambiente e princípios básicos de recuperação e acesso às suas informações.

A Organização de Arquivos (Acervos) deve se responsabilizar por:

a) Selecionar e registrar documentos e informações;
b) Estabelecer e ordenar segundo o método de classificação dos documentos e informações;
c) Conservar e arquivar documentos de acordo com as melhores práticas nos Projetos: Digitalização, GED, ECM, BPM, SIGAD etc.
d) Localizar e identificar os documentos e informações contidas no arquivo;
e) Controlar, transmitir e descartar no tratamento do Processo Arquivístico.

Conceitos Arquivísticos Presentes no M-Files

Arquivo: Responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.

Documento: Unidade da informação (elemento referencial ou dado que constitui o conteúdo do mesmo) integrada ao suporte (material, base), produzida em decorrência do processo (Atividade e função), guardados e preservados para ser prova, testemunho, pesquisa e busca.

Natureza dos Documentos: Documentos e informações são simples ou compostos e refletem os Processos Organizacionais – PO e Processos Arquivísticos – PA, ou seja, atividades, funções, porque são integrantes ao Processo de Negócio – PN e compostos por:

Formato: Configuração física em conformidade com suporte e respectiva natureza e o modo como é confeccionado;
Espécie: Configuração do documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas formando um conteúdo comum.

 

Características / Benefícios

Organização de Arquivo Físico – Ganhos Estruturais.

 - Organização física adequada ao ambiente e cultura organizacional;
 - Padronização dos métodos técnicas de tratamento dos documentos e informações;
 - Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
 - Descarte de documentos expirados ou desnecessários em conformidade com a Temporalidade e Classificação;
 - Sistema de identificação e localização;
 - Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
 - Comodidade e agilidade nas consultas, busca e acesso aos documentos e informações;
 - Redução de custos e tratamento e manutenção do acervo;

Organização de Arquivo Físico – Resultados e Retorno

 - Racionalização de acervos (Documentos e informações);
 - Mitigar custos e retrabalhos nos Processos de Negócios – PN;
 - Reduzir a ocupação de espaço físico;
 - Permitir a otimização do uso da informação;
 - Garantir a continuidade do projeto e trabalhos realizados;
 - Transformar os documentos e informações em fundamentação para tomada de decisão.

Overview do M-Files – 10.0

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