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ECM Back-Offs Flexibilidade e facilidade de uso são os ingredientes secretos

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Ao longo dos últimos anos, tive a oportunidade de trabalhar com várias grandes empresas durante o seu processo de avaliação de gestão de conteúdos empresariais (ECM). O processo normalmente começa com uma RFI, progride em uma RFP e depois em um bake-off entre alguns fornecedores. Em seguida, eles conduzem um piloto ou uma prova de conceito (POC) e, finalmente, uma implementação completa. A progressão é demorada e pode levar de seis meses a vários anos, de modo que tanto o fornecedor quanto o cliente precisam estar muito comprometidos para garantir uma implantação bem-sucedida.

Às vezes, durante o processo de avaliação, os clientes revelam requisitos adicionais. É típico receber uma solicitação para "demonstrar um novo fluxo de trabalho paralelo " ou "mostrar uma interface de usuário diferente para um caso de uso específico na próxima semana". Em um caso recente, uma perspectiva de óleo e gás nos pediu para demonstrar a funcionalidade relacionada aos fluxos de trabalho, permissões, taxonomia e estrutura que delinearam em um documento de especificação recentemente introduzido. Todos os fornecedores foram obrigados a se engajar, a fim de testar como as equipes e plataformasiriam executar o programa. Nosso engenheiro de vendas configurou M-Files em cerca de 45 minutos para atender aos requisitos. No entanto, o outro fornecedor pediu para estender o prazo.

Era óbvio que precisavam do tempo adicional porque seu produto exigia uma maior personalização.

ECM Compras: Conselho do Campo

Image Blog ECM Bake Off 185X185Em geral, sempre que você está escolhendo uma nova plataforma (seja ECM, AP, HR, QMS, EAM, etc), você quer garantir que ele pode se adaptar a futuras mudanças facilmente. Uma das minhas frases favoritas é "a configuração é melhor do que a personalização". Ao configurar, você obtém os benefícios de manter o caminho de atualização enquanto reduz as caras necessidades de consultoria, uma vez que nenhuma codificação ou script estão envolvidas. Além disso, uma plataforma pode atender a várias necessidades de aplicativos e, assim, permitir que você consolide o número de plataformas necessárias e suportadas, garantindo, em última instância, que sua organização possa transmitir negócios e aperfeiçoar a estrutura de custos.

A flexibilidade de M-Files é exibida lindamente quando as perspectivas exigem tempos de resposta rápida nestes bake-offs ou quando eles nos pedem para mudar algo na hora. Em  minha opinião, esta é a maneira correta para o cliente potencial  medir as diferenças entre as plataformas , esses tipos de testes expõem a flexibilidade do sistema e facilidade de uso em situações do mundo real.

Usuários finais adquierem M-Files ECM

Ao selecionar um sistema ECM, aconselho a não se concentrar em recursos para a exclusão de facilidade de utilização. Os usuários usarão o novo sistema ou tentarão adaptá-lo? Será que eles acham o sistema fácil e agradável de usar, ou é mais fácil salvar o documento importante localmente e lidar com as conseqüências?

Há algum tempo, a M-Files foi selecionada para participar de um laboratório de testes de um mês, com um produto concorrente. Centenas e centenas de usuários finais passaram por vários casos de uso na vida real em ambas as plataformas e, em seguida, adotaram os dois sistemas. Eu acho que essa abordagem foi grande, já que nenhum projeto de TI será um sucesso sem usuários finais abraçando o novo sistema. Mais ainda, gostaria de incentivar todos os clientes, pelo menos, para envolver os usuários finais no processo de tomada de decisão. Gostaria também de mencionar que M-Files ganhou o negócio.

Os requisitos do seu negócio mudarão ao longo do tempo ea plataforma escolhida precisa ser capaz de se adaptar a essas mudanças. Encorajamos você a testar as diferentes plataformas, incluindo as equipes de entrega. Estou ansioso para vê-lo na próxima demonstração!

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